Zatrudnienie nowego pracownika to nie tylko podpisanie umowy o pracę, ale również wiele innych czynności, które należy dopełnić. Ominięcie niektórych formalności może skutkować poważnymi konsekwencjami, dlatego warto wcześniej przygotować całą dokumentację, aby o niczym nie zapomnieć. 

Wbrew pozorom zatrudnienie nowego pracownika, zwłaszcza jeśli robimy to po raz pierwszy, nie jest proste. Kodeks pracy co prawda reguluje większość spraw, ale należy wziąć pod uwagę również inne akty prawne, które będą miały znaczenie zarówno przy podpisywaniu umowy, jak i podczas pierwszych dni pracy.

O czym należy pamiętać, zatrudniając pracownika na umowę o pracę?

Zanim postanowimy zatrudnić nowego pracownika, warto wiedzieć, że pracodawcę obowiązują odrębne przepisy. Regulowane są one przede wszystkim przez Kodeks pracy, Kodeks cywilny oraz Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Oprócz tego warto znać zapisy Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W każdym z tych aktów znajdą się pomocne wskazówki, które ułatwią przeprowadzenie całego procesu zatrudnienia. Dzięki temu pracodawca pozyska informacje dotyczące regulaminowego czasu pracy, wynagrodzenia czy kwestii urlopów. W kodeksach poruszono także kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązki pracodawcy przed podpisaniem umowy

Niedługo po rozmowie kwalifikacyjnej i akceptacji warunków pracy, pracodawca rozmawia z kandydatem o formie umowy, jaka zostanie zawarta. W przypadku umowy o pracę będzie ona na czas określony, nieokreślany lub próbny. To, w jaki sposób się je zawiera, reguluje Kodeks prawa pracy. Umowa powinna również zawierać opis wszystkich obowiązków pracownika. Dodatkowo można w niej zamieścić miejsce pracy – konkretny adres albo informację, że będzie ona wykonywana zdalnie.

Ważną informacją, która powinna znaleźć się w umowie o pracę, jest kwestia wynagrodzenia. Stawka nie może być mniejsza niż minimalna, a jednocześnie przy jej określaniu warto pamiętać o wszystkich kosztach, które poniesie pracodawca przy zatrudnieniu. Słabe warunki pracy mogą skutkować niewystarczającym zaangażowaniem oraz zwolnieniem się pracownika. Oczywiście musi się tam znaleźć informacja o dniu i sposobie wypłaty wynagrodzenia. Umowa o pracę powinna zostać podpisana w dniu rozpoczęcia pracy i sporządzona w formie pisemnej.

Badania lekarskie – czy rzeczywiście są ważne?

Zgodnie z Kodeksem pracy, nowo zatrudniona osoba nie może rozpocząć pracy bez orzeczenia o zdolności do wykonywania obowiązków przez lekarza medycyny pracy. Skierowanie jest wystawiane przez pracodawcę, a następnie wizyta i wszystkie badania powinna być przez niego opłacone. Orzeczenie lekarza każdy pracodawca musi przechowywać w teczce osobowej.

Szkolenie BHP i inne formalności przy zatrudnieniu

Pracodawca nie jest zobowiązany do przeprowadzenia szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa i Higieny Pracy jeśli zatrudnia pracownika, który wcześniej pracował na tym samym stanowisku i odbył już podobne szkolenie. W przeciwnym razie powinien przed rozpoczęciem pracy odbyć wstępne (w niektórych przypadkach również stanowiskowe) szkolenie BHP. To dzięki niemu pracownik wie w jaki sposób dbać o bezpieczeństwo swoje i innych, a także zna przepisy przeciwpożarowe. W przypadku wątpliwości dotyczących zlecania szkoleń BHP, warto skorzystać z profesjonalnej obsługi kadrowo-płacowej, dzięki której przebieg kursów jest stale monitorowany.

Zakład ubezpieczeń społecznych – inne obowiązki pracodawcy

Każdy nowo zatrudniony powinien być niezwłocznie zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Należy zrobić to do siedmiu dni po zawiązaniu stosunku pracy. Zakres ubezpieczenia obejmuje Fundusz Pracy, ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe, oraz ubezpieczenie zdrowotne. ZUS to także Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Umowa o pracę a podatek dochodowy

kadryKażdy pracodawca ma obowiązek wyliczać wynagrodzenie pracownika, a jednocześnie co miesiąc odprowadzać z niego odpowiednią kwotę na poczet zaliczki podatku dochodowego, w czym pomóc może rzetelna obsługa księgowa. W przypadku umowy o pracę jest to obowiązek bezwzględny, którego zaniedbanie może wiązać się z poważnymi konsekwencjami.

Zatrudnienie nowego pracownika nie wygląda na skomplikowany proces. W praktyce jednak pracodawca musi dopełnić szeregu formalności regulowanych przepisami Kodeksu pracy oraz innymi aktami prawnymi. Konsekwencją niedopatrzenia może być nie tylko kara finansowa, ale również kara pozbawienia wolności. Dlatego tak istotne jest opracowanie całej dokumentacji ze specjalistami, aby mieć pewność, że wszystkie istotne aspekty zatrudnienia na umowę o pracę będą zachowane.