Prowadzenie własnej działalności gospodarczej, zwłaszcza jeśli zatrudniamy pracowników, to bardzo odpowiedzialne zadanie. Nie tylko należy zastosować się do przepisów z Kodeksu pracy, ale również dopilnować wszystkich niezbędnych formalności.Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę nie wiąże się tylko ze spisaniem umowy, określeniem stawki godzinowej czy przeprowadzeniem wstępnego szkolenia z zakresu Bezpieczeństwa i higieny pracy. To także kilka innych obowiązków, które spoczywają na pracodawcy już po rozpoczęciu pracy przez nowo zatrudnioną osobę. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie jest trudne, jeśli wiadomo, w jaki sposób przechowywać dokumenty. Warto przy tym pamiętać o bezpieczeństwie danych, które znajdą się w potencjalnej teczce personalnej i o tym, że powinna się ona znajdować w miejscu pracy.
Co to jest teczka personalna pracownika?
Kodeks pracy zobowiązuje każdego pracodawcę do prowadzenia akt osobowych pracownika. Mogą one zawierać dane wrażliwe, które pracodawca pozyskał w toku rekrutacji oraz tuż po podpisaniu umowy o prace. Teczkę personalną należy prowadzić bezwzględnie, niezależnie od tego ile osób jest zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Akta osobowe są niezwykle istotne podczas postępowania w przypadku sporów roszczeniowych.
Bezpieczeństwo danych a teczka personalna
Z racji tego, że w teczce personalnej znajdują się dane wrażliwe, powinna być ona przechowywana w ukryciu, z daleka od osób postronnych. Osoby nieuprawnione nie powinny mieć wglądu w dane. Zgodnie z przepisami teczka musi znajdować się w zamykanym pomieszczeniu, tak, aby nikt w łatwy sposób nie pozyskał żadnych informacji. Dotyczy to zwłaszcza innych pracowników.
Dodatkowo pracodawca na swój użytek nie powinien wykorzystywać danych personalnych swojego podwładnego. Z racji tego, że ciąży na nim odpowiedzialność za ochronę personaliów, konsekwencje są naprawdę poważne.
Co powinna zawierać teczka personalna pracownika?
To, co powinna zawierać teczka personalna pracownika, jest regulowane przez Kodeks pracy. Od 2019 roku składa się on z czterech części. W poprzednich latach pracodawca miał obowiązek prowadzić teczkę składającą się tylko z trzech części.
Część A musi zawierać wszystkie informacje dotyczące okresu przed zatrudnieniem\. Najczęściej są to dokumenty związane z procesem ubiegania się o pracę. W tej części teczki personalnej musi znaleźć się kwestionariusz osoby, który kandydat wypełniał w procesie rekrutacji, a także poprzednie świadectwa pracy. Oprócz tego pracodawca ma obowiązek przechowywać orzeczenie lekarskie zezwalające na pracę na danym stanowisku, dokumenty potwierdzające kwalifikacje do wykonywania danych czynności oraz świadectwa ukończenia szkół wyższych, jeśli było to wymagane.
Część B koncentruje się na całej dokumentacji związanej z podpisaniem umowy. Podstawą jest przechowywanie umowy o pracy oraz warunków zatrudnienia z określonymi wcześniej obowiązkami pracownika. Pracodawca ma obowiązek przechowywać zaświadczenie o odbyciu szkolenia BHP wraz z podpisem osoby szkolonej. Oprócz tego w tej części muszą znaleźć się wszystkie formularze dotyczące urlopów – macierzyńskiego, rodzicielskiego; i wszystkie inne dokumenty, które dają możliwość skorzystania z przysługujących mu praw jako rodzic.
Część C związana jest z zakończeniem stosunku pracy. Podstawą prowadzenia jest dokument wypowiedzenia pracy, a także kopia świadectwa pracy, która została przedstawiona pracownikowi. Pracodawca musi posiadać również wyjaśnienie o sposobie wykorzystania zaległego urlopu albo wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego.
Część D dotyczy przede wszystkim wszystkich informacji o karach porządkowych, którymi pracodawca obciążył pracownika. W teczce personalnej powinien znaleźć się odpis zawiadomienia o ukaraniu. Oprócz tego pracodawca ma obowiązek trzymać wszystkie dowody świadczące o powodzie nałożenia na pracownika kary pieniężnej.
Jak prawidłowo prowadzić teczkę pracowniczą?
Podstawą do prawidłowego prowadzenia teczki pracowniczej jest dokładne zapoznanie się z wymaganiami, które stawia przed pracodawcą Kodeks pracy. W ten sposób wszystkie formalności związane z założeniem akt osobowych będą dopełnione. W razie problemów można skorzystać z pomocy biura specjalizującego się w prowadzeniu kadr, które podpowie czy w teczce znajdują się niezbędne informacje.
\Warto pamiętać również o tym, że w teczce powinny znaleźć się wszystkie niezbędne informacje o pracowniku – zwłaszcza te pozyskane w procesie rekrutacji oraz tuż po zatrudnieniu. Pracodawca musi być także w posiadaniu wszystkich uprawnień pracownika do pracy na danym stanowisku.