W lipcu 2019 weszła w życie ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych, w ramach której każda firma, zatrudniająca co najmniej jedną osobę podlegającą obowiązkowi ubezpieczeń emerytalnych i rentowych, musi utworzyć dla swoich pracowników PPK. Obowiązek utworzenia PPK będzie wprowadzany stopniowo dla kolejnych przedsiębiorstw – na początek, od lipca 2019 roku, PPK muszą utworzyć podmioty zatrudniające minimum 250 pracowników, a dopiero później do grupy tej dołączą także firmy zatrudniające min. 50 pracowników (od 1 stycznia 2020), min. 20 pracowników (od 1 lipca 2020) oraz pozostałe podmioty (od 1 stycznia 2021). Jak powinno wyglądać wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie?
Wdrażanie PPK w firmie we Wrocławiu – najważniejsze decyzje
O konieczności wdrożenia PPK w firmie przedsiębiorcy wiedzieli odpowiednio wcześniej, tak by mieć czas na podjęcie niezbędnych kroków i właściwe przygotowanie niezbędnych formalności związanych ze stosowaniem Pracowniczych Planów Kapitałowych. W procesie wdrażania PPK w firmie należy skupić się przede wszystkim na następujących elementach:
Stan zatrudnienia
Termin, od którego w firmie mają istnieć Pracownicze Plany Kapitałowe jest ściśle uzależniony od zatrudnianej przez nią liczby pracowników, dlatego też pierwszym krokiem wdrażania PPK będzie ustalenie stanu zatrudnienia. W przypadku firm zatrudniających minimum 250 pracowników, które zostały jako pierwsze zobowiązane do wdrożenia PPK, stan zatrudnienia określa się na na 31 grudnia 2018 roku. Przykładowo, jeśli firma zatrudniała jeszcze 31 grudnia tylko 245 pracowników, a ich liczba wzrosła powyżej 250 po nowym roku, wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych zostaje przesunięte do kolejnego etapu (1 stycznia 2020).
Wybór instytucji zarządzającej PPK
Firma wdrażająca PPK musi zdecydować o instytucji, która zajmie się gromadzeniem i inwestowaniem środków finansowych zbieranych w ramach PPK. Wybór następuje spośród instytucji umieszczonych w ewidencji Pracowniczych Planów Kapitałowych, a więc Funduszy Inwestycyjnych zarządzanych przez Towarzystwa Funduszy Inwestycyjnych, Funduszy Emerytalnych zarządzanych przez Powszechne Towarzystwa Emerytalne, Pracowniczych Towarzystw Emerytalnych oraz Zakładów Ubezpieczeń. Na decyzję o wyborze określonej jednostki zarządzającej PPK powinny mieć wpływ także związki zawodowe działające w firmie.
Wybór instytucji zarządzającej PPK oznacza konieczność zawarcia z nią umowy o zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi, a później także umów o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. Zgodnie z wymogami ustawy, po zatrudnieniu każdego nowego pracownika, firma jest zobowiązana zawrzeć taką umowę w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie 3. miesiąca zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy zatrudnienia. Należy przy tym zaznaczyć, że pracownicy mają prawo do złożenia odpowiedniego wniosku i zadeklarowania o niedokonywanie wpłat do PPK.
Wysokość składek PPK
Wdrożenie PPK oznacza dla pracodawców dodatkowe koszty – podstawowa wpłata na rzecz Pracowniczych Planów Kapitałowych jest z zasady finansowana przez podmiot zatrudniający i wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Co więcej, ustawa przewiduje możliwość zadeklarowania przez zatrudniającego dodatkowej wpłaty w wysokości do 2,5% wynagrodzenia brutto pracownika, a jej wysokość może być zróżnicowana na podstawie długości okresu zatrudnienia, regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego. W ogólnych założeniach ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych, środki na konto pracownika będą wpływać z trzech źródeł: budżetu państwa (jednorazowa wpłata na powitanie 250 zł + 240 zł raz w roku), pracownika (minimalna składka w wysokości 2 proc. wynagrodzenia brutto) oraz pracodawcy (min. 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika). Co ważne, pracodawca nie może potrącać tej kwoty z wynagrodzenia netto pracownika.
Techniczne aspekty wdrażania Pracowniczych Planów Kapitałowych
Obowiązek prowadzenia przez firmy PPK staje się obecnie jednym z elementów istniejącej już w firmie księgowości, dlatego też na etapie wdrażania trzeba zadbać o uaktualnienie posiadanych programów kadr i płac oraz księgowości i przystosowanie ich do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych. Szczególną uwagę należy tu zwrócić na możliwości programów w zakresie przekazywania środków i informatyzacji procesów na linii pracownik-pracodawca oraz pracodawca-fundusze, obsługujące PPK.
Dedykowane programy księgowe przystosowane do prowadzenia ewidencji Pracowniczych Planów Kapitałowych we Wrocławiu mogą znacznie ułatwić działanie firmy w zakresie uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, usprawnić prowadzenie ewidencji pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek, czy umożliwić prawidłowe obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej.