Zgodnie z Konstytucją, każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Urlop jest prawem niezbywalnym, co oznacza że pracownik nie może „wymienić” go na rekompensatę pieniężną na własną prośbę. Są jednak sytuacje, w których niektórym pracownikom nie udaje się wybrać w ciągu roku wszystkich dni urlopowych. Sytuacje takie umożliwiają otrzymanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – rekompensaty pieniężnej, której wysokość jest równowarta niewykorzystanym dniom urlopowym. Komu przysługuje jednak taki ekwiwalent i jak go otrzymać?

Wypłata ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – komu przysługuje zwrot za niewykorzystane dni wolne?

Zgodnie z obowiązującym prawem, urlop wypoczynkowy należy się każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę. W dokumencie takim powinna, z zasady, znaleźć się klauzula poruszające kwestię dni wolnych od pracy, nieumieszczana zwykle w umowie-zleceniu czy umowie o dzieło. Z tego też powodu prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje jedynie pracownikom związanym z pracodawcą umową o pracę. Jego wysokość określana jest na podstawie liczby niewykorzystanych w ciągu roku dni wolnych, o ile pracodawca nie zdecyduje o odesłaniu pracownika na zaległy urlop.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy?

Możliwość otrzymania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest często pokusą dla pracowników, którzy zdecydowanie woleliby otrzymać dodatkowe wynagrodzenie za niewykorzystane dni wolne, a nie skorzystać z dni wolnych. W praktyce jednak prawo do urlopu jest prawem niezbywalnym, co oznacza że pracownik nie może zrzec się z możliwości wykorzystana dni wolnych na rzecz otrzymania pieniężnej rekompensaty za ich niewykorzystanie. Ekwiwalenty wypłacane są więc zwykle wtedy, gdy umowa o pracę została rozwiązana przed wykorzystaniem przez pracownika urlopu.

Jeśli ani pracownik, ani pracodawca nie planują przedłużać umowy o pracę pomiędzy sobą, a pracownikowi w dalszym ciągu przysługują dni wolne, może on wnioskować o wypłacenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Co ważne, informacja o wykorzystanym urlopie oraz przyznanym ekwiwalencie w wypadku rozwiązania umowy o pracę musi znaleźć się w świadectwie pracy, który dostajemy w momencie rozwiązania stosunku pracy. Pieniężna rekompensata nie może być wypłacana w trakcie trwania umowy o pracę – jeśli pracownik sam nie złoży wniosku o urlop wypoczynkowy, pracodawca może odesłać go na urlop w dogodnym dla siebie terminie.

Jak obliczany i wypłacany jest ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Ustalenie kwoty ekwiwalentu urlopowego odbywa się na podstawie tzw. współczynnika ekwiwalentu, ustalanego odrębnie na każdy rok kalendarzowy na podstawie miesięcznej liczby dni, które pracownik musi przepracować. Co ważne, jeżeli dostajemy ekwiwalent za rok poprzedni, pod uwagę brana jest wysokość współczynnika z roku, w którym wypłacane są pieniądze, a nie roku, za który nie zostały wybrane dni urlopowe. Przy obliczaniu wskaźnika ważna jest ilość dni wolnych od pracy w pięciodniowym tygodniu pracy.

Przykładowo, dla roku 2018, obliczenie ekwiwalentu wyglądało następująco: 365 w roku – (52 niedziele + 52 dni wolne + 10 dni świątecznych) = 251 dni pracy. 251 dni / 12 miesięcy = 20,92 → współczynnik ekwiwalentu na rok 2018. Do wyliczenia kwoty wystarczy podzielenie wynagrodzenia brutto przez otrzymany współczynnik, otrzymując w ten sposób dzienny ekwiwalent, dzielony później przez liczbę godzin przepracowanych w jednym dniu roboczym. Godzinową stawkę ekwiwalentu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu, otrzymując ostatecznie należną pracownikowi kwotę za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Czy konieczny jest wniosek o wypłatę ekwiwalentu urlopowego?

Ze względu na to, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłacany jest zwykle przy rozwiązaniu umowy o pracę, w przypadku niewykorzystania wszystkich przysługujących dni urlopowych przed upływem okresu umowy, ekwiwalent jest wypłacany przez pracodawcę automatycznie, bez specjalnego wniosku pracownika. Wniosek może być konieczny jedynie wtedy, gdy pomimo ustania umowy i wypłaty należnego wynagrodzenia, pracodawca nie wypłacił pracownikowi należnego ekwiwalentu. W sytuacji takiej wniosek traktowany jest jako wezwanie do zapłaty i powinien zawierać dane pracownika oraz pracodawcy, datę sporządzenia pisma, podpis pracownika oraz podstawę prawną, która upoważnia do ubiegania się o wypłatę ekwiwalentu (art. 171 § 1 K.P.). Wniosek powinien zostać przesłany do pracodawcy listem poleconym z potwierdzeniem odbioru lub osobiście i koniecznie zostać podpisany przez pracodawcę. Roszczenie wypłaty zaległego ekwiwalentu za urlop przedawnia się po 3 latach, licząc od momentu rozwiązania umowy.