Jednolity Plik Kontrolny został wprowadzony przez polskie Ministerstwo Finansów w 2016 roku, jako jeden ze sposobów uszczelniania systemu podatkowego. W jego obrębie znajdują się wszystkie księgi i dokumenty księgowe prowadzone dla firmy za pomocą programów komputerowych w odpowiednim formacie, przekazywane do Urzędu Skarbowego na jego żądanie. Czym jednak jest Jednolity Plik Kontrolny, kto powinien go prowadzić i dlaczego jest on konieczny?

Jednolity Plik Kontrolny – księgowość na potrzeby Urzędu Skarbowego

Zgodnie z art. 193a. § 1., jeśli firma prowadzi księgi podatkowe z wykorzystaniem programów komputerowych, Urząd Skarbowy może zażądać przekazania ich całości lub części w formie elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, z zachowaniem odgórnie określonej struktury logicznej, a więc właśnie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Za program komputerowy stosowany do prowadzenia księgowości elektronicznej uznaje się przy tym zarówno proste programy (np. MS Excel), jak i rozbudowane programy do fakturowania, prowadzenia księgowości czy prowadzenia ewidencji magazynowej. Podatnik prowadzący księgowość elektroniczną ma obowiązek generowania i przechowywania danych księgowych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego, nawet jeśli nie został poproszony o ich udostępnienie przez organy podatkowe.

Dlaczego obowiązek prowadzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego został wprowadzony? Podatnicy coraz częściej stosują dziś formy elektroniczne w ramach prowadzenia księgowości i dokumentacji kadrowej, nie tylko ze względu na wygodę takiej formy, ale często i bezpieczeństwo danych. JPK ma na celu ułatwienie i umożliwienie im przekazywania informacji organom podatkowym w formie, w jakiej dokumentacja podatkowa jest prowadzona. Istnienie JPK skraca czas wielu czynności wymaganych od przedsiębiorcy, w tym czasu trwania kontroli podatkowych, a przy tym znacznie ogranicza też koszty prowadzenia księgowości firmowej i przekazywania jej do urzędu skarbowego.

Jak wygląda struktura Jednolitego Pliku Kontrolnego?

Ze względu na możliwość prowadzenia księgowości w różnych formach i z pomocą różnych programów komputerowych, stworzenie idei JPK musiało zawrzeć także określenie konkretnej struktury logicznej pliku obowiązującej dla wszystkich elektronicznych ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Aktualnie JPK składa się z siedmiu struktur: księgi rachunkowe – JPK_KR, wyciąg bankowy – JPK_WB, magazyn – JPK_MAG, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT, faktura VAT – JPK_FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) – JPK_PKPIR, oraz ewidencja przychodów (ryczałt) – JPK_EWP. Każda z wymienionych struktur musi zawierać trzy sekcje – nagłówkową, merytoryczną i kontrolną. Informacje, jakie mają być w nich zawarte są ściśle określone i mogą zostać pobrane ze strony internetowej Ministerstwa Finansów.

Dlaczego potrzebny jest Jednolity Plik Kontrolny i jakie są korzyści z jego wprowadzenia?

Zarówno małe, jak i duże przedsiębiorstwa coraz częściej dostrzegają korzyści z całkowitego przejścia na elektroniczną formę prowadzenia księgowości i dokumentacji firmowej. Powołanie do życia Jednolitego Pliku Kontrolnego dodatkowo uwidacznia te korzyści, sprzyjając łatwiejszej pracy zarówno po stronie organu podatkowego, jak i samych podatników. JPK nie tylko pozwala odejść od papierowych wydruków i przechowywania kopii dokumentacji w formie fizycznej, ale też umożliwia dostęp do danych w formacie umożlwiającym ich szybką analizę i interpretację. JPK jest ułatwieniem dla audytorów oraz samych organów podatkowych, które mogą przeprowadzać kontrole podatkowe znacznie szybciej i skuteczniej niż do tej pory.

Z zasady, Jednolity Plik Kontrolny jest przekazywany do wglądu Urzędu Skarbowego jedynie na prośbę organu podatkowego. Wyjątkiem od tej reguły jest jednak struktura JPK_VAT, którą należy przekazywać obowiązkowo co miesiąc bezpośrednio do Ministerstwa Finansów. Do stosowania Jednolitego Pliku Kontrolnego zobowiązani są zarówno mikroprzedsiębiorcy, jak i małe, średnie i duże firmy. Przepisy wprowadzające obowiązek JPK nie regulują kwestii szyfrowania danych przekazywanych do urzędu skarbowego, jednak zaznaczają, że dane te są objęte tzw. tajemnicą skarbową.

Jak skutecznie wdrożyć Jednolity Plik Kontrolny?

Ze względu na obowiązek prowadzenia JPK i coraz większe grono firm zobowiązanych do jego stosowania, warto już wcześniej zdecydować się na stosowanie programów do prowadzenia księgowości umożliwiających odpowiednie przygotowanie i przesyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego do Urzędu Skarbowego. Wprowadzane na rynek kolejne programy są do nowego standardu dostosowywane, dzięki czemu prowadzona w firmach księgowość jest coraz częściej oparta o określone standardy jakości i profesjonalizmu.