Składanie właściwych deklaracji do ZUS z zachowaniem obowiązującego dla nich terminu jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Dokumenty wymagające złożenia będą różniły się od siebie zależnie od rodzaju działalności, etapu jej prowadzenia czy okresu w ciągu roku – deklaracje ZUS mogą dotyczyć rozpoczęcia działalności, zatrudnienia nowego pracownika czy korekty danych. Kiedy należy składać poszczególne z nich i dla kogo deklaracje ZUS są obowiązkowe?

Podział deklaracji ZUS – w jakich sytuacjach należy składać dokumenty?

Przeglądając poszczególne deklaracje dostępne do wypełnienia i złożenia na stronie internetowej oraz w placówkach ZUS, można zaobserwować ich wyraźny podział na deklaracje zgłoszeniowe, rozliczeniowe oraz informacyjne. W pierwszej grupie znajdą się więc wszystkie deklaracje związane z rozpoczęciem działalności gospodarczej i koniecznością jej zgłoszenia oraz przyjęciem nowych pracowników, i zgłaszaniem ich do ubezpieczenia. Główną deklaracją rozliczeniową jest formularz ZUS DRA składany w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej oraz dostępne dla niego załączniki w postaci imiennych raportów. Ostatnią kategorię stanowią deklaracje informacyjne, dotyczące najczęściej poszczególnych pracowników i odprowadzanych składek ZUS. Biuro Rachunkowe Inpensa pomaga w sporządzaniu deklaracji rozliczeniowych dotyczących wszystkich tych kategorii.

Rodzaje deklaracji ZUS – kto i kiedy powinien je złożyć?

wniosek zusZUS ZUA to podstawowa deklaracja dla przedsiębiorcy zgłaszającego nowego pracownika, bądź też siebie, do ubezpieczenia przed rozpoczęciem zatrudnienia, o ile osoba zgłaszana ma zostać objęta pełnym ubezpieczeniem społecznym. Formularz ZUS ZUA należy wypełnić także w przypadku korekty danych osobowych oraz w momencie przechodzenia z ZUS-u preferencyjnego na ZUS pełny. Alternatywną dla powyższej deklaracją jest ZUS ZZA, składana w przypadku zgłoszenia pracownika wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

Zatrudniani pracownicy mogą być zainteresowani zgłoszeniem do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny. W sytuacji takiej pracodawca powinien złożyć deklarację ZUS ZCNA, który służy zarówno do zgłaszania danych osobowych członków rodziny którzy mają zostać ubezpieczeni, jak i do wyrejestrowania ich ze zgłoszonego ubezpieczenia. W pozostałych przypadkach do wyrejestrowania podatnika z ubezpieczeń służy formularz ZUS ZWUA, składany w celu rezygnacji z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego a także wyłączenia ubezpieczenia społecznego bądź zdrowotnego. Druk ZWUA należy złożyć także przy całkowitej likwidacji działalności. Dzięki korzystaniu z usług kadrowo-płacowych we Wrocławiu, lokalni przedsiębiorcy nie muszą martwić się o sporządzanie deklaracji rozliczeniowych – doświadczeni fachowcy robią to za nich.

Dla wszystkich wyżej wymieniony/uslugi-kadrowo-placowe/ch, obowiązujący okres złożenia deklaracji ZUS wynosi 7 dni od zatrudnienia pracownika bądź zmiany danych/sytuacji pracownika.

Deklaracje ZUS w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej

Prowadząc działalność gospodarczą należy dopilnować wielu terminów i dokumentów, wśród których znajdują się także formularze konieczne do odesłania do ZUS. Najważniejszym z nich jest bez wątpienia tzw. deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA. Dokument ten jest oficjalną, miesięczną deklaracją rozliczającą składki i świadczenia na ubezpieczenia społeczne. Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek składania ZUS DRA – z konieczności tej zwolnieni są tylko ci przedsiębiorcy, którzy opłacają składki ZUS wyłącznie za swoją osobę oraz wspólników w firmie – ich deklaracja ZUS DRA powinna zostać złożona jedynie za pierwszy pełny miesiąc działalności. Co ważne, złożenie deklaracji rozliczeniowej jest konieczne w przypadku zmiany podstawy wymiaru składek, bez względu na to czy przedsiębiorca zatrudnia pracowników czy też nie.

Wraz z ZUS DRA, do comiesięcznej deklaracji rozliczeniowej powinny zostać załączone odpowiednie raporty imienne dotyczące wszystkich pracowników i samego przedsiębiorcy: ZUS RCA wykazuje należne składki i wypłacone świadczenia z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego i społecznego, ZUS RZA jest raportem miesięcznym w przypadku pracowników objętych wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym, a ZUS RSA składa się w ramach informacji o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek np. podczas urlopu chorobowego.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami działania ZUS, terminy dla złożenia deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz jej załączników będą różniły się zależnie od rodzaju prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności. Najwcześniej, bo do 5 dnia następnego miesiąca swoje deklaracje muszą złożyć jednostki budżetowe, do 10 dnia następnego miesiąca osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie, a do 15 dnia miesiąca wszyscy pozostali płatnicy.

Składanie deklaracji informacyjnych do ZUS

składanie deklaracji zusKażdy przedsiębiorca odprowadzający składki ZUS za pracowników ma obowiązek poinformowania ich w rocznym zestawieniu o odprowadzonych składkach.  Do celów tych służy formularz ZUS RMUA, czyli miesięczny raport imienny dla osoby ubezpieczonej. W formularzu powinny pojawić się informacje zawarte w raportach imiennych przekazanych za podatnika do ZUS, a sam formularz ma umożliwić ich weryfikację.

Ostatnim z najważniejszych formularzy dostarczanych przez przedsiębiorcę do ZUS jest deklaracja ZUS ZSWA w ramach której przekazuje się do ZUS informacje o pracownikach wykonujących swoje zobowiązania w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Formularz ZUS ZSWA dotyczy wyłącznie tych pracowników, którzy są umieszczeni w prowadzonej przez płatnika ewidencji i dla których opłacane są składki na Fundusz Emerytur Pomostowych.

O konieczności składnia deklaracji do ZUS powinien pamiętać każdy przedsiębiorca odprowadzający składki za swoich pracowników lub samego siebie. Prawidłowość danych zgłoszonych w formularzu może wpłynąć na konieczność późniejszych korekt oraz wysokość kwoty ubezpieczenia podatnika.