Na właściwe ustalenie wysokości swojej emerytury liczy każdy podatnik, który od pierwszego rozpoczętego stosunku pracy spełniał wszystkie warunki uprawniające go do późniejszego otrzymania świadczeń emerytalnych. W praktyce jednak nie wystarczy fakt, że pracodawca opłacał niezbędne składki – aby ZUS mógł ustalić prawidłowo wysokość należnej emerytury, wnioskodawca musi dostarczyć niezbędne do jej określenia dokumenty potwierdzające okresy składkowe oraz wysokość uzyskiwanych wynagrodzeń. Pracodawcy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumentacji płacowej, zgodnie z zapisem Kodeksu Pracy. Jakie dokumenty konieczne będą jednak do ustalenia podstawy emerytury?

Przechowywanie dokumentów płacowych – obowiązki pracodawcy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających bezpośrednio z Kodeksu pracy jest prowadzenie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z zatrudnieniem i przebiegiem okresu zatrudnienia pracowników. Dokumentacja płacowa, obejmująca zarówno źródła prawa i akty decyzyjne, dokumenty pracownicze oraz okresową dokumentację pomocniczą i obliczeniową powinna zawierać takie dokumenty, dzięki którym możliwe będzie określenie podstawowych zasad ustalania i obliczania należności obowiązujących w konkretnym zakładzie pracy, a tym samym także podstaw do wypłacenia emerytury.

Dokumentacja płacowa powinna być przechowywana przez 50 lat, co wynika z przepisów emerytalno-rentowych, prawa pracy i archiwizowania dokumentacji – według obowiązującego prawa, zakład pracy jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji został skrócony do 10 lat wraz z wprowadzeniem e-akta, choć nie oznacza to do końca możliwości pozbycia się dokumentacji zebranej od pracowników zatrudnionych do 31 grudnia 2018 roku.

Uzyskaj wsparcie w zakresie obsługi kadr i płac
Zadzwoń: 690 275 275

Dokumenty niezbędne do określenia podstawy emerytury

Aby starać się o wyliczenie emerytury i wypłatę świadczenia, wnioskodawca powinien wypełnić formularz ZUS Rp-1, dostępny w placówkach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, oraz na oficjalnej stronie ZUS- www.zus.pl. We wniosku tym, poza obowiązkowymi danymi osobowymi wskazywany jest między innymi rodzaj świadczenia, o które ubiega się osoba zainteresowana. Niezależnie od zaznaczonego, do formularza dołączyć należy kwestionariusz dotyczący okresów składkowych i nieskładkowych (druk ZUS Rp-6), zawierający dane personalne oraz informacje o przebytych okresach składkowych i nieskładkowych, a także informacje o dokumentach, jakie przedkładane są na potwierdzenie tych okresów.

Zgodnie z informacjami podawanymi przez ZUS, dokumentami potwierdzającymi okresy zatrudnienia są między innymi:

  • pisemne zaświadczenia pracodawców,
  • świadectwa pracy,
  • legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o okresach zatrudnienia (data rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy i jej wymiar, pieczątka zakładu pracy oraz podpis i pieczątka służbowa pracodawcy lub upoważnionego pracownika),
  • orzeczenia sądu.

Potwierdzenie okresów zatrudnienia możliwe jest też na podstawie tzw. dowodów pośrednich, a więc legitymacji służbowej, umowy o pracę, a także pism kierowanych przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia, o ile na ich podstawie można ustalić okresy zatrudnienia. Wśród załączanych do formularza ZUS Rp-1 dokumentów musi znaleźć się co najmniej jeden potwierdzający wysokość wynagrodzeń, np. zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku Rp-7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganych w tym czasie wynagrodzeniach.

➔ Poznaj nasze usługi księgowe dla firm

Jak ubiegać się o emeryturę w przypadku braku niezbędnych dokumentów?

Ze względu na dynamiczne zmiany na rynku i możliwe zamknięcia się firm, w których na przestrzeni lat zatrudniony był pracownik, zdobycie niektórych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia może być znacząco utrudnione. Gdy więc okaże się, że pracownik nie posiada w domu niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się poszukiwanie byłych zakładów pracy w celu odzyskania zaświadczeń potwierdzających okresy zatrudnienia i wysokość osiąganych dochodów.

Jeśli zakład nie istnieje, oddziały ZUS na podstawie dokumentacji własnej mogą potwierdzić okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu oraz okresy opłacania składek na to ubezpieczenie, a wraz z nimi wysokość podstawy wymiaru składek, choć jedynie w stosunku do osób prowadzących działalność na własny rachunek oraz osób z nimi współpracujących, jeżeli dokonywane były imienne zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego oraz imienne rozliczenia składek na to ubezpieczenie. Dla osób, w stosunku do których składki rozliczane były bezimiennie, ZUS może wystawić jedynie zaświadczenie potwierdzające okresy podlegania ubezpieczeniu społecznemu, przez co ostateczna wysokość emerytury należnej pracownikowi może okazać się znacznie niższa, niż ta wynikająca z faktycznych okresów zatrudnienia i osiąganych przychodów. Problem ten zlikwidować mają wprowadzone w 2019 roku zmiany, zgodnie z którymi pracodawcy muszą przekazywać odpowiednie informacje dotyczące okresów zatrudnienia i podstawy wynagrodzenia do ZUS.