Każdy pracodawca zatrudniający dowolną liczbę pracowników jest zobowiązany prawnie do prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Dokumenty kadrowo-płacowe, w których ujęte zostały informacje dotyczące pełnego przebiegu zatrudnienia pracownika, powinny być nie tylko odpowiednio tworzone i prowadzone, ale i przechowywane w sposób gwarantujący ich bezpieczeństwo i czytelność nie tylko w trakcie pracy pracownika, ale i na długo po ustaniu jego okresu zatrudnienia. Przez jaki czas i w jakiej formie należy przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe?

Akta osobowe pracownika w zakładzie pracy

Zgodnie z obowiązującymi do 2019 roku przepisami wynikającymi z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996.62.286), każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych dla każdego zatrudnionego pracownika.

kadry i place dokumentyAkta te, do 2019 roku, składały się z trzech części, zawierających dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, dokumenty związane z nawiązaniem umowy o pracę oraz przebiegiem zatrudnienia, oraz dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Wspomniane rozporządzenie określa, że pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy. Powyższe zasady zmieniły się jednak od 2019 roku, skracając okres przechowywania dokumentacji do 10 lat i poszerzając prowadzone akta o dodatkową część związaną z karami i naganami w okresie zatrudnienia.

Dokumenty kadrowo-płacowe – co i jak długo powinien przechowywać pracodawca?

W ramach dokumentów kadrowo-płacowych każdego pracownika, pracodawca powinien przechowywać nie tylko akta osobowe, ale też wszelkie kartoteki, ewidencje czasu pracy, listy płac i dokumenty urlopowe, jakie zostały zgromadzone przez pracodawcę w trakcie zatrudnienia pracownika. Przed wprowadzeniem nowych zasad w 2019 roku, pracodawca miał obowiązek przechowywania ich przez okres 50 lat od daty wytworzenia listy płac, karty wynagrodzeń oraz pozostałych dokumentów, które mają wpływ na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Tak długi okres koniecznego przechowywania dokumentów wiąże się przede wszystkim z zachowaniem możliwości ustalenia podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, które mogą uwzględniać świadczenia z 20 lat wybranych z całego stażu pracy.

dokumentach kadrowo-płacowych przechowywanych przez pracodawcę powinny znaleźć się także kopie wydanych pracownikom deklaracji PIT-11, zachowywane z 5 lat wstecz, do końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W trakcie obowiązywania umowy o pracę, do kartoteki pracownika trafiają także wszelkie listy obecności, harmonogramy pracy, wnioski urlopowe czy kopie wydanych zaświadczeń. Dokumenty takie nie mają ściśle określonego obowiązku ich przechowywania, ale warto archiwizować je przez okres minimum 3 lat, zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy, z którego wynika, że roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat.

Zmiany w terminach przechowywania dokumentów pracowniczych od 2019 roku

Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje w Polsce ustawa o e-aktach, która umożliwia gromadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, dzięki której okres przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych przez pracodawcę może być skrócony do 10 lat.

Według oficjalnego założenia, danymi osób, które aktywność zawodową rozpoczęły po 31 grudnia 1998 roku, ma dysponować ZUS, na podstawie informacji przekazywanych przez pracodawców. Może zdarzyć się jednak, że niektóre akta będą przechowywane w dalszym ciągu przez 50 lat. Zgodnie z założeniem nowej ustawy, przez 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy trzeba będzie przechowywać dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. oraz akta, których dokumentacja zawiera dane o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z górniczą lub zaliczanej do górniczej. Okres 10 lat obowiązuje w przypadku akt pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. oraz pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem, że pracodawca złoży oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA.

Szukasz biura rachunkowego we Wrocławiu?
Zadzwoń: 71 300 14 14

Pracownicy mają prawo do roszczeń ze stosunku pracy do 3 lat od dnia, w którym roszczenia takie stały się wymagalne. Wielu pracodawców odbiera to błędnie jako termin, w którym należy obowiązkowo przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe pracowników. Jest to zasadne, jednak wyłącznie dla niektórych dokumentów.

⚠️ Na podstawie art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, płatnik składek, a więc w tym wypadku pracodawca, jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat, a od 2019 roku – przez 10 lat.