Jeśli pracownik musi, ze względu na wykonywaną przez siebie pracę i z polecenia pracodawcy zrealizować wyjazd służbowy, pracodawca jest zobowiązany do odpowiedniego rozliczenia takiego wyjazdu. Kwestię ustalania diet wydawanych z tytułu krajowych oraz zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2013 roku. Co jednak oznacza to dla pracodawcy w praktyce? Jak powinno rozliczać się wyjazdy służbowe?

Rozliczanie wyjazdów służbowych i delegacji – ogólne zasady

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej określa dwa główne rodzaje tego typu podróży. Na obszarze kraju nazywane są one podróżami krajowymi, natomiast te wymagające opuszczenia kraju, podróżami zagranicznymi. Rozporządzenie precyzuje wymagania dla pracodawców w zakresie rozliczania podróży krajowych i zagranicznych, wskazując, że pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazd, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i inne niezbędne i udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jak rozliczać wyjazdy służbowe – wypłaty należne pracownikowi

Rozliczenie podróży krajowych i zagranicznych w ramach pracy jest realizowane na kilku różnych płaszczyznach, zgodnie ze wspomnianymi wyżej należnymi pracownikowi zwrotami. Oprócz wyżej wymienionych kategorii kosztów ponoszonych przez pracownika na przejazdy i inne wydatki, pracownikowi w delegacji przysługuje tzw. dieta na wyżywienie. Kwota ta wiąże się z koniecznością pokrycia przez pracownika wyższych kosztów wyżywienia w czasie podróży i w przeciwieństwie do pokrycia kosztów podróży, nie jest należna zawsze. Według wspomnianego rozporządzenia, delegacja krajowa krótsza niż 8 godzin nie pozwala na naliczenie diety. Przy wyjeździe trwającym od 8 do 12 godzin, dieta wynosi 50% kwoty, a w pełnej wysokości dopiero wtedy, kiedy wyjazd służbowy trwa minimum 12 godzin. Przy podróży trwającej dłużej niż jedną dobę, za każdą dobę rozlicza się 100% diety.

W przypadku rozliczania kosztów za środki transportu, to pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę. Zgodnie z rozporządzeniem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Co ważne, pracodawca może, na wniosek pracownika, wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy, oferując w takim wypadku zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Zwrot innych udokumentowanych wydatków

Poza środkami transportu, pracodawca musi zwrócić pracownikowi równowartość innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą służbową, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Nowe rozporządzenie określa w § 4 ust. 2, że wydatki „inne” mogą obejmować opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, oraz miejsca parkingowe.

Kiedy rozliczane są wyjazdy służbowe?

Aby możliwe było pokrycie przez pracodawcę kosztów wyjazdów służbowych, pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży krajowej lub zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. Do rozliczenia kosztów podróży należy dołączyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Wymóg ten nie dotyczy jedynie diet oraz wydatków objętych ryczałtami oraz wydatków, dla których niemożliwe jest przedstawienie odpowiedniego dokumentu. W przypadku tych ostatnich, pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenie kosztów delegacji powinno odbywać się w walucie kraju, w jakim odbywała się podróż. Pracodawca, za zgodą pracownika, może rozliczyć delegację w złotówkach, przy czym wysokość zwrotu powinna stanowić równowartość waluty obcej w dniu wypłaty zaliczki. Jaka jest wysokość diety w delegacji? Rozporządzenie Ministra Pracy określa, w przypadku delegacji krajowej, kwotę 30 zł na dobę na jednego pracownika, natomiast w przypadku delegacji zagranicznej zawiera tabelę wysokości diet za dobę podróży zagranicznej oraz limitu na nocleg dla poszczególnych krajów.