Należności to jedna z ważniejszych pozycji ujmowanych w Księdze Przychodów i Rozchodów, określająca wymagane od odbiorców zapłaty, a więc aktywa jednostki. Podobnie jak przychody, są one pewnym zyskiem finansowym, który musi zostać ujęty w późniejszym rozliczeniu. Powstanie należności, podobnie jak każda inna operacja rachunkowa, powinno być więc odpowiednio zaksięgowane i odnotowane, spełniając określone zasady prowadzenia księgowości i ujmowania w księgach powstałych należności. W jaki sposób należy księgować przypis należności?

Czym są należności i gdzie należy je odnotować?

Należności powstałe w wyniku działalności danej jednostki można podzielić według różnych kryteriów, na podstawie których różny będzie też sposób ich księgowania. Wśród najważniejszych wymienić należy przede wszystkim:

  • termin płatności, w ramach którego wyróżnia się należności krótkoterminowe i długoterminowe,
  • stopień wymagalności, a więc należności prawidłowe (terminowe) i przeterminowane (przedawnione),
  • tytuł powstania, czyli należności z tytułu dostaw, robót i usług, wypłaconych zaliczek, kar umownych, karnych odsetek,
  • obszar rozliczeń – należności krajowe i zagraniczne,
  • osobę dłużnika, a więc należności od odbiorców produktów i usług, od pracowników, budżetowe,
  • stopień realności, czyli należności pewne, wątpliwe i sporne.

Wszystkie z powyższych mogą być ujmowane w bilansie w aktywach trwałych – jako należności długoterminowe, w aktywach obrotowych – jako należności krótkoterminowe, oraz z podziałem na należności od jednostek powiązanych i od pozostałych jednostek oraz na tytuły powstania należności.

Jednym z przykładów należności, na podstawie którego można przeanalizować sposób księgowania przypisu należności są faktury wystawiane na przychody z tytułu najmu lub dzierżawy. Zgodnie z obowiązującym prawem, podstawą dokonania przypisu należności będą w ich wypadku sukcesywnie wystawiane faktury za poszczególne okresy ustalone w umowie, a nie sama umowa świadcząca o powstaniu należności.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, przez którą należy rozumieć każde zdarzenie gospodarcze mające wpływ na aktywa lub pasywa jednostki. Aby możliwe było zaksięgowanie przypisu należności, konieczne jest określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, a więc w omawianym przypadku wystawionej faktury, określenie stron dokonujących operacji gospodarczych, uznanie opisu operacji oraz jej wartości, ustalenie daty dokonania operacji oraz sporządzenia dowodu, sprawdzenie podpisu wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, a także stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.

Skorzystaj z naszej usługi pełnej księgowości, którą świadczymy we Wrocławiu
Zadzwoń: 71 300 14 14

Jak księgować przypis należności?

Sposób i miejsce ewidencjonowania należności są zależne od kategorii, do jakiej dane należności mogą zostać zaliczone. Przykładowo, należności z tytułu dostaw i usług będące rozliczeniami z tytułu sprzedaży przez jednostkę towarów i usług oraz składników majątku powinny zostać zaksięgowane na koncie 202 „Rozrachunki z odbiorcami”. Ewidencja analityczna w ich przypadku odbywa się z wyszczególnieniem poszczególnych odbiorców.

➔ Poznaj nasze biuro rachunkowe

Pozostałe należności, obejmujące wszystkie rozrachunki nie ujęte na kontach: 202 „Rozrachunki z odbiorcami”, 220 „Rozrachunki publicznoprawne”, 231„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, powinny zostać zaksięgowane na koncie 249 „Pozostałe rozrachunki”, z podziałem na poszczególne grupy rozrachunków oraz osób lub instytucji, których te rozrachunki dotyczą.

Do pozostałych należności zalicza się w szczególności należności z tytułu niedoborów i szkód, z tytułu odszkodowań, udzielone pożyczki, a także rozrachunki z tytułu leasingu. Saldo Wn konta 249 „Pozostałe rozrachunki” identyfikuje stan pozostałych należności i w bilansie wykazywane jest w aktywach, w pozycji B.II.2.c. Saldo zobowiązań Ma konta 249 wykazuje się w pasywach bilansu, w pozycji B.III.2.i.

Rzadko kiedy dochodzi dziś na rynku do sytuacji, w której moment realizacji umowy dotyczącej sprzedaży lub zakupu towarów i usług pokrywa się z momentem zapłaty za nie. Z tego też powodu prawidłowe księgowanie przypisu należności, choć skomplikowane, jest niezbędne do poprawnego i zgodnego z prawem funkcjonowania przedsiębiorstw. Należności stanowią aktywa firmy, a więc decydują bezpośrednio o jej stanie finansowym, późniejszych rozliczeniach podatkowych i ostatecznych zyskach. Ich właściwe zaksięgowanie będzie więc istotne nie tylko w kontekście rozliczania przychodów i zysków, ale i utrzymania kontroli nad własną sytuacją finansową.