Pod określeniem „dowody księgowe” należy rozumieć wszystkie dokumenty księgowe przyjmowane do ewidencji, w tym m.in. dokumenty zewnętrzne obce, własne, dokumenty wewnętrzne oraz dowody zbiorcze. Ich definicje i zrozumienie są istotne z punktu widzenia rachunkowości firmy i powinny być stosowane uniwersalnie w oficjalnej dokumentacji przedsiębiorstwa.

Najważniejsze dokumenty księgowe w rachunkowości

Pojęcie dowodu i dokumentu księgowego, choć używane zamiennie, w istocie oznacza nieco inne formy dokumentacji finansowej firmy. Z definicji, dowody księgowe stanowią podstawę księgowania, stwierdzają fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierają- zgodnie z ustawą o rachunkowości – niezbędną, ściśle określoną treść. Dokumenty księgowe obejmują nieco szerszy zakres, zawierając w sobie zarówno dowody księgowe, jak i inne dokumenty nie podlegające ewidencji. Na potrzeby księgowości i w rozumieniu ogólnym uznaje się jednak oba pojęcia za tożsame. Ustawa o rachunkowości wyróżnia obecnie cztery główne rodzaje dowodów księgowych:

dowody zewnętrzne obce, czyli dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów (faktury, rachunki),

dowody zewnętrzne własne, czyli dokumenty wystawiane przez przedsiębiorstwo i przekazywane w oryginale kontrahentowi, (faktury, noty księgowe, rachunki),

dowody wewnętrzne, czyli dokumenty dotyczące zarejestrowanych operacji wewnątrz organizacji. W obrębie dowodów wewnętrznych wyróżnia się przede wszystkim listy płac, rachunki rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego i magazynowego, a także dokumenty obrotu środków trwałych,

dowody zbiorcze, w tym np. raport kasowy.

Ustawa o rachunkowości określa nie tylko rodzaje obowiązkowych dowodów księgowych, ale także ich szczegółową treść. Zgodnie z art. 21, niezależnie od rodzaju dowodu, powinny znaleźć się w nim:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także jednostkach naturalnych,
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub, od której przyjęto składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wszystkie dowody księgowe powinny zostać sprawdzone pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Na każdym dokumencie księgowym powinien znaleźć się również numer księgowy, jakim dowód został oznaczony w księgach. Do sprawdzania dokumentów księgowych upoważnione są osoby odpowiedzialne za prowadzenie księgowości (weryfikacja formalno-rachunkowa) oraz prezes organizacji (pod kątem merytorycznym).

Jakie dowody księgowe mogą być uznane za wiarygodne i zgodne z prawem?

Wspomniany obowiązek sprawdzania poprawności kompletowanych i przechowywanych dokumentów księgowych wynika bezpośrednio z ustawy o rachunkowości, ale także z dbałości o prawidłowość prowadzonej przez firmę rachunkowości. Co do zasady, każdy dowód księgowy powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, być kompletny (w świetle obowiązkowych elementów ujętych w ustawie o rachunkowości), zostać sprawdzony pod względem merytorycznym, rachunkowym i formalno-prawnym, pozbawiony niedopuszczalnych poprawek, a także opatrzony w oznaczenia identyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej i sprawdzony w języku polskim lub obcym, ze wszystkimi danymi podanymi w walucie obcej przeliczonymi na walutę polską.

Jak należy kompletować i przechowywać dowody księgowe?

Pełna dokumentacja finansowa firmy, w tym szczególnie jej dowody księgowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym przez okres minimum pięciu lat od zakończenia roku obrotowego, w jakim zostały stworzone. Dokumenty księgowe warto przechowywać w podziale na miesiące oraz na rodzaj kosztów, jakich dotyczą. Należy przechowywać je tak, by osoby nieupoważnione nie miały możliwości dostępu do dowodów księgowych, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Ze względu na coraz większą popularyzację dedykowanych programów komputerowych do prowadzenia księgowości pełnej i uproszczonej, odpowiednie zabezpieczanie dowodów księgowych jest jedną z istotniejszych kwestii bezpieczeństwa danych firmy. Dowody księgowe przechowuje się zwykle w siedzibie organizacji lub oddziału w oryginalnej postaci, z zachowaniem obowiązujących terminów ich przechowywania. Ich udostępnianie możliwe jest wyłącznie w siedzibie organizacji, za zgodą kierownika, a także poza siedzibą organizacji, pod warunkiem sporządzenia i pozostawienia w siedzibie spisu wyniesionych dokumentów.