Księga przychodów i rozchodów, służąca do ujmowania operacji gospodarczych firmy, prowadzona jest przez każdą firmę i osobę fizyczną prowadzącą własną działalność gospodarczą. Z zasady księguje się w niej zarówno wszelkiego rodzaju przychody, zakupy towarów, jak i wydatki na wynagrodzenia czy inne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. O tym co i jak należy księgować w księdze przychodów i rozchodów informuje rozporządzenie w sprawie KPiR. Co warto o niej wiedzieć?

Księgi przychodów i rozchodów – najważniejsze informacje

W uproszczonej bądź pełnej księdze przychodów i rozchodów powinny być odnotowywane wszelkie transakcje podejmowane w imieniu i w ramach działania danej działalności gospodarczej. Kolejne wpisy w księdze będą obejmowały więc przede wszystkim:

  • wszelkiego rodzaju przychody (przychody ze sprzedaży, a także pozostałe przychody),
  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
  • koszty uboczne związane z tymi zakupami, wydatki, przez które należy rozumieć wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze,
  • wszystkie inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Dodatkowo, od kwietnia 2016 roku, w księdze przychodów i rozchodów należy ujmować także wszelkie koszty prac badawczo-rozwojowych podejmowanych w ramach działalności gospodarczej.

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobligowane są zarówno osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy, spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie. W przypadku tych ostatnich istnieją dwie możliwości prowadzenia KPiR – księga uproszczona, dedykowana dla tych spółek, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro, oraz księga pełna, obowiązująca dla spółek, które przekroczyły powyższy limit.

Z prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów można być zwolnionym jedynie w sytuacji, gdy stan zdrowia oraz wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą nie pozwala na właściwe prowadzenie ksiąg oraz gdy rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności nie wymagają ich prowadzenia. Sytuacje takie są jednak specyficznymi wyjątkami określonymi w par. 7 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Aby być zwolnionym z konieczności prowadzenia KPiR należy złożyć pisemny wniosek w urzędzie skarbowym nie później niż 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie to miałoby obowiązywać.

Skorzystaj z naszej pomocy księgowej we Wrocławiu
Zadzwoń: 71 300 14 14

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Wspomniane już rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR reguluje wszystkie kwestie związane z zakładaniem i prawidłowym prowadzeniem księgi. Wytyczne dotyczące tworzenia księgi zostały zawarte w par. 10 wyżej wymienionego, zgodnie z którego treścią księga przychodów i rozchodów powinna zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Dodatkowo, gdy istnieje obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, księga jej dotycząca powinna również zostać założona na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Ze względu na coraz powszechniejszy dostęp do niezawodnych systemów teleinformatycznych, firmy mają dziś możliwość prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów także w formie elektronicznej, Zgodnie z par. 31 rozporządzenia w sprawie KPiR. w przypadku chęci prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym, aby ta została uznana za prawidłową konieczne jest spełnienie określonych warunków.

Podatnik musi określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia księgi, stosować program zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz umożliwiającego wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, a także przechowywać zapisane dane na informatycznych nośnikach w sposób taki, by były one zabezpieczone przed zniszczeniem lub zniekształceniem, naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania oraz modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Zasady dotyczące prowadzenia KPiR są bardzo rozległe, jednak istnieje kilka podstawowych zasad, do których należy stosować się bezwzględnie. Jedną z nich jest kwestia terminowości – zapisów w księdze przychodów i rozchodów należy dokonywać na bieżąco, raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. Wyjątkiem od tej reguły są jedynie księgi prowadzone dla firmy zewnętrznie przez biuro rachunkowe, w którego przypadku zapisy do księgi mogą być dokonywane w porządku chronologicznym w terminie do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Zgodnie z ustawą o PIT, przychody w KPiR należy ujmować w dacie, która jest uznawana za moment powstania przychodu, a więc na dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury lub uregulowania należności. W przypadku księgowania kosztów, terminy będą zależały od rodzaju powstania kosztu.

Ze względu na wiele zawiłości związanych z prowadzeniem Księgi Przychodu i Rozchodu, wiele firm i osób fizycznych prowadzących własną działalność gospodarczą decyduje się na korzystanie z pomocy biur rachunkowych i outsourcing usług, dzięki któremu można mieć pewność, że prowadzona dokumentacja działalności będzie kompletna i zgodna z obowiązującymi przepisami.