Prowadzona przez pracodawcę kartoteka pracownicza jest obowiązkowa dla każdego pracownika, zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu Pracy. Niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników, pracodawca powinien założyć i prowadzić, odrębnie dla każdego pracownika, akta osobowe. Dokumentacja taka jest szczególnie ważna w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Co jednak powinno znaleźć się w kartotece pracowniczej i jak ją prowadzić?

Zasady prowadzenia kartoteki pracowniczej

Szczegółowe zasady dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według informacji w nim zawartych, akta pracownicze powinny składać się, od 2019 roku, z czterech następujących części:

  • Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
  • Część D – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Co powinno znaleźć się w kartotece pracowniczej?

Wspomniane rozporządzenie określa nie tylko ogólne ramy dla poszczególnych części kartoteki pracowniczej, ale też szczegółowo zarysowuje rodzaj dokumentacji, jaka powinna się w każdej części znaleźć.

Co powinno się znaleźć w części A kartoteki pracowniczej?

Tak też, dla części A, w kartotece należy zawrzeć wszelkie dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. By kartotekę taką skompletować, pracodawca może żądać od kandydata na dane stanowisko złożenia dokumentów takich jak wypełniony kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik, w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia. Do akt w części A dołącza się także skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Jeśli pracownik lub kandydat na pracownika wyrazi taką wolę lub będzie do konieczne ze względu na charakter stanowiska, do akt mogą być dołączone także świadectwa ukończenia kursów i szkoleń, certyfikaty, oraz dyplomy potwierdzające kwalifikacje i umiejętności zawodowe. Co ważne, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu. Kopie dokumentów należy opatrzyć adnotacją „kopia zgodna z przedstawionym dokumentem”.

Co powinno się znaleźć w części B kartoteki pracowniczej?

Część B kartoteki pracowniczej dokumentuje przebieg zatrudnienia danego pracownika. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie muszą zawierać akta osobowe, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych.

W kartotece powinny znaleźć się również:

  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy,
  • informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, oraz zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
  • oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce,
  • informacja dotycząca równego traktowania,
  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi,
  • dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami,
  • dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i korzystaniem z nich,
  • dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy,
  • dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego, oraz oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.

Pracodawca ma również obowiązek prowadzenia dokumentacji opisującej podejrzenia o choroby zawodowe, występujące choroby zawodowe, wypadki przy pracy oraz wypadki w drodze do i z pracy, a także dokumentację świadczeń związanych z powyższymi.

Część C kartoteki pracowniczej

W części C akt osobowych pracownika gromadzone są dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, w tym przede wszystkim: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeśli została zawarta, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy, a także dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.

Część D kartoteki pracowniczej

Ostatnia już część akt osobowych to część D, w której przechowywać należy przede wszystkim odpis zawiadomienia o ukaraniu, oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Sporządzanie kartoteki pracowniczej powinno być zgodne z ustalonymi w Kodeksie Pracy i opisanymi wyżej wytycznymi. Kartoteka powinna być prowadzona chronologicznie przez specjalistę od kadr i płac, a każda z części powinna na wstępie zawierać spis dokumentów w niej zawartych. Sporządzona kartoteka jest jednym z głównych dokumentów opisujących wszystkie wydarzenia związane ze stosunkiem pracy konkretnego pracownika i stanowią ważną podstawę prawną w przypadku jakichkolwiek problemów i naruszeń.