Prowadzenie własnej firmy wiąże się z wieloma obowiązkami i zadaniami, których należy dopilnować. Jednym z nich jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, które w świetle prawa są najważniejszym dokumentem, świadczącym o legalności funkcjonowania działalności. To tam znajdują się wszystkie informacje o przychodach i rozchodach firmy, a także wszystkich innych podjętych działaniach finansowych. 

Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego, że rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych to pierwszy krok ku temu, aby jego firma funkcjonowała prawidłowo. Dlatego warto już na początku prowadzenia własnej działalności zadbać o prawidłowe i regularne wypełnianie wszystkich wymaganych dokumentów. Łatwiej będzie jeśli odpowiemy sobie na pytanie czym są księgi rachunkowe, w jakim celu się je prowadzi i kto powinien przestrzegać tego obowiązku. Istotne są również kary, które nakłada państwo za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg. 

Księgi rachunkowe – najważniejsze informacje 

Księgi rachunkowe to inaczej pełna księgowość. Muszą ją prowadzić większe spółki handlowe i inne przedsiębiorstwa, osiągające wysokie przychody oraz zatrudniające wielu pracowników. Zestawienie obrotów i salda, a także wykaz wszystkich aktywów i pasywów firmy to najważniejsze informacje, które należy gromadzić. Pełne zestawienie danych firmy daje możliwość zapoznania się z ich treścią przez Urząd Skarbowy oraz inne podmioty, przed którymi należy zdawać co jakiś czas sprawozdanie z postępów prowadzenia firmy

Z racji tego, że księga jest zestawieniem wszystkich transakcji ułożonych w sposób chronologiczny, konieczne jest gromadzenie wszystkich dokumentów, które się na nią składają. Należy do nich dziennik, gdzie zapisywane są chronologicznie wszystkie dane o operacjach gospodarczych. Wszystko powinno być numerowane, aby w łatwy sposób móc porównać te dane w księdze głównej. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych istotna jest także księga pomocnicza, ułatwiająca porządkowanie danych w księdze głównej poprzez uproszczony zapis. Do dokumentów należy również dołączyć zestawienie obrotów i sald oraz wykaz wszystkich aktywów i pasywów. 

Kto powinien prowadzić księgi rachunkowe? 

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych zobowiązane są przede wszystkim wszelkiego rodzaju spółki handlowe (w tym osobowe i kapitałowe) oraz spółki cywilne. Oprócz tego osoby fizyczne i spółki cywilne od osób fizycznych, których przychody osiągają wartość ponad 2 milionów euro. 

Do przedstawienia pełnego zestawienia obrotów zobowiązane są wszystkie jednostki funkcjonujące na podstawie Prawa bankowego i przepisów o funduszach inwestycyjnych czy o obrocie papierami wartościowymi. Samorządy także nie są zwolnione z prowadzenia pełnej księgowości. 

Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu ksiąg rachunkowych 

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone regularnie i chronologicznie, a każda transakcja musi zostać w czytelny sposób opisana. Dodatkowo każdy podpunkt jednego z dokumentów musi się łączyć z innymi. Do błędów w prowadzeniu ksiąg należy również niewykazanie wszystkich obrotów, aktywów, pasywów czy salda. Takie działanie może być związane ze świadomym ukrywaniem części dochodów firmy, co będzie przekładało się na wysokość podatku do uregulowania. 

Znaczna część błędów w prowadzeniu ksiąg rachunkowych wynika z nieświadomości właściciela firmy, a także braku umiejętności, które posiadają jedynie przeszkolone do tego osoby. Dlatego profesjonalne przedsiębiorstwa, które pragną uchronić się przed przykrymi konsekwencjami, korzystają z usług księgowych dla firm.

Konsekwencje nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych 

księgi rachunkoweNierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, nieważne czy umyślne, czy nie, uważane jest za przestępstwo skarbowe. Firma, u której wykryto niezgodności wynikające z niepotwierdzonych transakcji czy wystawionych rachunków na inne kwoty niż znajdujące się w księgach rachunkowych, Urząd Skarbowy może obciążyć wysokim mandatem. W niektórych przypadkach sprawa trafia do Sądu, gdzie właściciel firmy może zostać obciążony karą grzywny. Oba rozwiązania są niezwykle dotkliwe finansowo dla całego przedsiębiorstwa. 

Pomoc profesjonalnej księgowej – dlaczego warto? 

Można w łatwy sposób uniknąć wszelkich nieścisłości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez zatrudnienie wykwalifikowanej księgowej. W ten sposób nie tylko wszystkie dokumenty będą uzupełnione o brakujące dane, ale również nowe transakcje będą zapisywane w sposób rzetelny i chronologiczny. Właściciele większych przedsiębiorstw nie będą musieli przejmować się poprawnością ksiąg, ponieważ odpowiedzialna za nie osoba skrupulatnie je wypełni. Profesjonalna księgowa to także możliwość wyprowadzenia wszystkich dokumentów firmy na prostą, tak, aby podczas kontroli Urzędu Skarbowego nie znalazły się żadne nieścisłości.